Quando entriamo per la prima volta in un'azienda e chiediamo come sta andando, la risposta è quasi sempre la stessa: si parla di fatturato. È comprensibile, è il numero che si vede per primo ed è quello di cui parlano tutti, dal commercialista al cognato. Il problema è che il fatturato, da solo, racconta sì e no metà della storia. E quasi mai la metà che conta davvero.

Negli anni ci siamo convinti di una cosa semplice: non serve un cruscotto che sembra la cabina di un aereo, con venti indicatori che nessuno guarda. Servono pochi numeri, scelti bene, letti ogni mese alla stessa ora. Per la maggior parte delle PMI con cui lavoriamo ne bastano cinque. Te li raccontiamo, con il senso che hanno, non come una lista da imparare a memoria.

1. Lo scostamento dal budget, non il fatturato in sé

Mille euro di fatturato in più sono una buona notizia o una cattiva notizia? Dipende. Se ne avevi previsti duemila in più, è un problema; se ne avevi previsti zero, è una festa. Il numero che conta non è quanto hai venduto, ma quanto ti sei discostato da quello che avevi deciso di vendere. È lì, nello scostamento, che nascono le domande giuste: perché quella linea è indietro? Cosa è successo in quella zona?

2. Il margine, e soprattutto il margine per venditore

Il venditore che porta a casa più ordini non è sempre quello che porta a casa più soldi. Capita spesso di scoprire che il campione delle vendite è anche il campione degli sconti, e che dietro a un fatturato brillante c'è un margine modesto. Guardare il margine generato da ciascuno, e non solo il volume, cambia il modo in cui premi e in cui dai gli obiettivi.

3. Il tasso di conversione tra preventivo e ordine

Questo è un numero di processo, e per questo prezioso: ti avvisa prima. Se la percentuale di preventivi che diventano ordini scende, il fatturato calerà tra qualche settimana, ma tu lo sai già oggi. Hai il tempo di capire se è un problema di prezzo, di prodotto o semplicemente di follow-up dimenticati nei cassetti.

4. Nuovi clienti contro clienti persi

Un mese può chiudere bene anche mentre il portafoglio si sta svuotando: basta che i clienti rimasti comprino di più. Per qualche tempo non te ne accorgi. Mettere a fianco quanti clienti sono entrati e quanti, di fatto, hanno smesso di comprare ti dice come stai messo sul lungo periodo, non solo a fine mese.

5. I giorni medi di incasso

Vendere e incassare sono due mestieri diversi. Puoi avere un conto economico in ordine e comunque faticare a pagare i fornitori, perché i soldi entrano con due mesi di ritardo. I giorni medi di incasso ti dicono quanto tempo passa, in media, tra la fattura e il bonifico. È uno dei numeri che spaventa di più chi lo guarda per la prima volta.

Cinque numeri, una schermata, un minuto al mattino. Non è controllo di gestione da manuale: è il minimo sindacale per dormire la notte sapendo dove sta andando l'azienda. Da qui, quando questi cinque diventano un'abitudine, si può aggiungere il resto.