The context
Una PMI manifatturiera con prodotti su specifica del cliente e una rete di agenti plurimandatari. Ogni vendita parte da un preventivo, spesso negoziato per settimane.
The challenge
Gli agenti lavoravano senza un budget chiaro e i preventivi aperti vivevano nelle loro caselle di posta e nella loro testa. In azienda nessuno sapeva quanti preventivi fossero in gioco, per quale valore, né quali si stessero raffreddando. Tutto si scopriva a fine mese, a ordini acquisiti o persi: troppo tardi per intervenire su una trattativa ancora aperta.
What we did
- Abbiamo definito un budget per agente, costruito sui dati storici e condiviso, così ognuno sapeva cosa ci si aspettava e perché.
- Tutti i preventivi sono stati portati in un unico cruscotto, con valore, stato e data dell'ultimo contatto: per la prima volta il pipeline era visibile a colpo d'occhio.
- Accanto ai KPI di risultato abbiamo introdotto KPI di processo (preventivi emessi, follow-up fatti), perché su quelli si può agire prima che l'ordine sia vinto o perso.
- Il check infra-mensile è diventato il momento per recuperare i preventivi fermi da troppi giorni, invece di aspettare il consuntivo.
Non sapevo di avere venti preventivi fermi da tre settimane. Bastava una telefonata, e quella telefonata non la faceva nessuno.
Il titolare
The result
Nel giro di un trimestre il tasso di conversione da preventivo a ordine è passato dal 22% al 31%. Non perché si vendesse di più in assoluto, ma perché si smetteva di perdere trattative per semplice mancanza di un sollecito al momento giusto. Gli agenti, dal canto loro, hanno smesso di sentire il cruscotto come un controllo e hanno iniziato a usarlo per non lasciare soldi sul tavolo.
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